Un birou aglomerat poate face munca de acasă mai dificilă decât este necesar. Cablurile încurcate, hârtiile uitate și obiectele fără un loc bine stabilit ocupă spațiu și îți distrag atenția. Vestea bună este că nu ai nevoie de mobilier scump sau de o reorganizare complicată pentru a recâștiga controlul asupra spațiului.

Cu câteva decizii simple și o rutină scurtă, poți transforma biroul într-un loc mai aerisit, mai practic și mai plăcut. Iată cum să începi.

Începe cu o curățare completă

Înainte să cumperi cutii, suporturi sau alte accesorii, eliberează complet suprafața biroului. Pune toate obiectele pe podea sau pe o masă din apropiere, astfel încât să poți vedea exact cât de multe lucruri s-au adunat.

Apoi, împarte obiectele în patru categorii:

– lucruri folosite zilnic;

– lucruri folosite ocazional;

– obiecte care trebuie mutate în alt loc;

– obiecte care pot fi aruncate, reciclate sau donate.

Evită să păstrezi automat fiecare obiect „pentru orice eventualitate”. Întreabă-te când l-ai folosit ultima dată și dacă îți este cu adevărat util. Dacă nu ai folosit un obiect de câteva luni și nu are o funcție clară, probabil nu trebuie să rămână pe birou.

Păstrează la vedere doar ce folosești des

Suprafața biroului ar trebui să rămână cât mai liberă. În mod ideal, pe ea ar trebui să se afle doar obiectele necesare pentru activitățile zilnice, precum monitorul, tastatura, agenda sau un suport pentru instrumente de scris.

Obiectele folosite rar pot fi păstrate într-un sertar, într-un dulap sau pe un raft. Astfel, rămân accesibile, dar nu ocupă spațiul principal.

O regulă simplă este să păstrezi pe birou cel mult cinci până la șapte obiecte esențiale. Numărul poate varia, însă ideea este să eviți umplerea fiecărui colț disponibil.

Creează un loc pentru fiecare lucru

Dezordinea apare adesea atunci când obiectele nu au un loc stabilit. Dacă nu știi unde să pui un încărcător, un caiet sau un document, îl vei lăsa probabil acolo unde ai terminat de folosit.

Alege locuri clare pentru lucrurile importante:

– instrumentele de scris într-un suport;

– documentele într-o tavă sau într-un dosar;

– cablurile într-o cutie mică;

– căștile pe un cârlig sau într-un sertar;

– notițele într-un carnețel;

– obiectele de rezervă într-o cutie etichetată.

Locul stabilit trebuie să fie ușor de folosit. Dacă este prea departe sau greu de accesat, vei reveni rapid la vechile obiceiuri.

Organizează cablurile

Cablurile sunt printre cele mai frecvente surse de dezordine. Începe prin a le identifica și a elimina cablurile pe care nu le mai folosești. Nu este nevoie să păstrezi fiecare cablu vechi doar pentru că s-ar putea dovedi util într-o zi.

Pentru cablurile rămase, grupează-le după funcție. De exemplu, poți ține împreună cablurile pentru calculator, cele pentru telefon și cele pentru alte dispozitive. Folosește benzi reutilizabile, cleme sau etichete simple pentru a le fixa și identifica.

Dacă este posibil, ridică prelungitorul de pe podea și fixează-l sub birou. Vei avea mai mult spațiu pentru picioare și vei putea curăța mai ușor zona.

Folosește spațiul vertical

Când biroul este mic, spațiul de pe perete sau de deasupra mesei poate fi foarte util. Un raft îngust poate găzdui cărți, dosare și accesorii pe care nu le folosești zilnic.

Poți folosi și:

– panouri perforate pentru obiecte mici;

– suporturi de perete pentru căști;

– rafturi pentru documente;

– cârlige pentru cabluri sau genți;

– cutii stivuibile pentru rechizite.

Ai grijă să nu transformi pereții într-o nouă zonă aglomerată. Păstrează doar ceea ce este util și grupează obiectele pe categorii.

Gestionează documentele și hârtiile

Hârtiile se adună repede, mai ales atunci când nu există un sistem simplu. Separă documentele în trei categorii: de rezolvat, de păstrat și de reciclat.

Pentru documentele de rezolvat, folosește o singură tavă. Astfel, vei ști unde se află toate lucrurile care necesită atenție. Documentele importante pot fi păstrate în dosare etichetate, iar hârtiile care nu mai sunt necesare trebuie eliminate cât mai curând.

Dacă ai multe notițe, încearcă să le aduni într-un singur caiet. Scrisul pe foi separate face mai dificilă găsirea informațiilor și contribuie la aspectul aglomerat al biroului.

Redu numărul obiectelor decorative

Un obiect decorativ poate face spațiul mai plăcut, însă prea multe obiecte pot ocupa locul necesar pentru lucru. Alege câteva elemente care îți plac și păstrează-le în zone bine definite.

O plantă mică, o fotografie sau un obiect decorativ sunt suficiente pentru a personaliza biroul fără să îl încarce. Lasă spațiu liber în jurul lor, astfel încât suprafața să rămână ușor de curățat.

Stabilește o rutină de cinci minute

Ordinea se păstrează mai ușor prin acțiuni scurte și constante decât prin curățenii rare și obositoare. La finalul zilei de lucru, rezervă cinci minute pentru a:

– pune obiectele la loc;

– arunca hârtiile inutile;

– aduna cănile sau ambalajele;

– îndrepta cablurile;

– pregăti biroul pentru ziua următoare.

Nu trebuie să faci o curățenie generală în fiecare seară. Este suficient să readuci lucrurile în locurile stabilite și să nu lași problemele mici să se acumuleze.

Verifică periodic ce s-a adunat

Chiar și un birou bine organizat poate deveni aglomerat în timp. O dată pe lună, fă o verificare rapidă. Uită-te în sertare, în cutii și în dosare pentru a vedea dacă mai păstrezi lucruri inutile.

Întreabă-te:

– Am folosit acest obiect în ultima perioadă?

– Îmi este ușor să îl găsesc?

– Am prea multe obiecte cu aceeași funcție?

– Există ceva ce poate fi mutat în altă parte?

Această verificare te ajută să ajustezi sistemul în funcție de modul în care lucrezi cu adevărat.

Alege un sistem ușor de menținut

Cel mai bun sistem de organizare este cel pe care îl poți respecta fără efort mare. Nu încerca să copiezi o soluție complicată doar pentru că arată bine într-o fotografie. Un birou ordonat trebuie să fie practic, nu perfect.

Începe cu o singură zonă, cum ar fi sertarul principal sau spațiul din jurul calculatorului. După ce o organizezi, observă ce funcționează și continuă treptat. În câteva zile, vei avea un birou mai liber, iar întreținerea lui va deveni un obicei firesc.